Sekretariat Admin.-Assistenz (w|m|d) für das Direktionssekretariat
Hamburg-Eppendorf
Aktualität: 26.05.2023
26.05.2023, Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf
Hamburg-Eppendorf
Sekretariat Admin.-Assistenz (w|m|d) für das Direktionssekretariat
Assistenz des Klinikdirektors=(Prof. Dr. Stefan Kluge) und Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des Klinikdirektors
Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Erstellung/Korrektur von Schreibarbeiten (z. B. Gutachten, Vortragsmanuskripte, Vorträge und Veröffentlichungen) in deutscher und englischer Sprache
Erledigung sämtlicher anfallender administrativer Aufgaben im Bereich Personal, wie z.B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge in Abstimmung mit allen Beteiligten, Vertragsverlängerungen etc.
Drittmittelverwaltung und -überwachung
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen Beschaffungsangelegenheiten
EDV - Angelegenheiten wie (Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Bildbearbeitung z.B. mit PowerPoint), Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und Graphische Darstellung, Betreuung der Klinikhomepage
Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen von Zuweisenden, Kooperationspartner, Patient:innen, Versicherungen und Krankenkassen
Vertretung innerhalb des Sekretariatteams
Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fremdsprachenassistent:in, Europasekretär:in, oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen
Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift, sowie idealerweise fundierte Kenntnisse zur Führung eines Direktionssekretariats und Kenntnisse in der medizinischen Nomenklatur
Personalrechts-, Abrechnungs-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Diskretion
Verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit medizinischen Anfragen und Patientendaten